Deductibilitate combustibil: PFA vs SRL in 2026

Deductibilitatea combustibilului este unul dintre subiectele pe care orice antreprenor roman le invata a doua oara cand ii refuza contabilul un bon. In 2026, regulile de baza au ramas aceleasi de cativa ani buni: 50% e standardul, 100% se obtine cu munca. Iata cum functioneaza pentru PFA si pentru SRL.

Regula generala: 50% este implicitul

Pentru vehiculele de pana la 3.500 kg si maxim 9 locuri (inclusiv scaunul soferului), regula este ca poti deduce 50% din TVA si 50% din cheltuiala cu combustibilul si cu intretinerea (anvelope, spalatorie, reparatii, asigurari, rovinieta etc.).

De ce 50 si nu 100? Pentru ca legea presupune, in lipsa probei contrare, ca autoturismul este folosit mixt: si pentru firma, si pentru uz personal. Acesta e tratamentul standard atat pentru PFA, cat si pentru SRL.

Cand obtii 100% deductibilitate

Sunt exceptii clare:

• vehicule utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, paza, curierat, transport de persoane sau bunuri contra cost
• vehicule folosite de agenti de vanzari si de achizitie, exclusiv in scop business
• vehicule inchiriate catre terti sau folosite drept masini-scoala
• utilaje, masini de peste 3,5 tone, microbuze de peste 9 locuri
• vehicule utilizate ca test drive de catre dealeri

Pentru a trece de la 50% la 100% trebuie sa demonstrezi utilizarea exclusiva in scop business. Asta nu inseamna o declaratie pe cuvant, ci:

• foi de parcurs complete si credibile
• contracte si facturi care sustin activitatea (livrari, interventii, vizite clienti)
• acces limitat la vehicul pe timpul noptii (de exemplu parcat la sediu)
• procedura interna care interzice folosirea in scop personal
• uneori si semnalizare vizibila pe vehicul (logo firma, datele firmei)

Diferente intre PFA si SRL

PFA (cu norma de venit sau in sistem real)

• PFA in sistem real: aceleasi reguli de deductibilitate ca la SRL (50% standard, 100% in exceptii), deducerea se face din venitul impozabil.
• PFA la norma de venit: nu deduce cheltuieli individual, deci tehnic nu "deduci" combustibilul. Totusi, daca esti platitor de TVA, deductibilitatea TVA de 50% ramane aplicabila pe bonuri.

SRL

• Deductibilitate la calculul impozitului pe profit (sau micro, dupa caz) cu aceleasi reguli 50/100%
• TVA deductibil 50% sau 100%, conform regulilor de mai sus
• Atentie la componenta "avantaj in natura": daca administratorul sau un angajat foloseste masina in scop personal si firma suporta toate cheltuielile, restul de 50% nedeductibil poate deveni avantaj impozabil la persoana

In practica, un SRL cu masina de firma la uz mixt este scenariul cel mai obisnuit si intra direct pe 50%.

Ce documente cere ANAF la un control

Listat ca de pe scaunul inspectorului:

• foi de parcurs sau rapoarte de parcurs cu kilometri zilnici / lunari
• bonuri fiscale de combustibil, in original sau electronic
• cartea vehiculului, ITP, RCA, CASCO daca e cazul
• decizia interna a administratorului privind norma de consum
• contracte care justifica deplasarile (clienti, furnizori, santiere)
• pontaj sofer, cand vehiculul e atribuit unui angajat
• pentru 100%: proceduri si documente care arata utilizarea exclusiva business

Lipsa oricaruia dintre primele trei este o problema serioasa. Absenta ultimelor se rezolva de regula in timpul controlului, daca activitatea firmei e coerenta.

Sanctiuni si riscuri reale

• Reincadrare a cheltuielii ca nedeductibila: platesti impozit pe profit (sau diferenta la micro) + majorari de intarziere si penalitati
• Refuz de deducere TVA pe bonurile respective: recuperezi TVA-ul catre bugetul de stat + penalitati
• Avantaj in natura pentru administrator/salariat daca inspectorul considera ca masina e folosita in scop personal
• Amenzi contraventionale in cazul foilor de parcurs lipsa sau falsificate

Cifra uzuala citata de contabili pentru "pagube" intr-un control prost pe flota este de ordinul a catorva mii de lei pe vehicul, fara a pune la socoteala timpul si stresul. Si, cel mai neplacut, o data ce ai fost verificat o data si s-au gasit probleme, esti pe lista pentru urmatoarea perioada.

Cum tii o evidenta care iti acopera spatele

Regula mea de buzunar: daca un inspector iti intra peste 3 ani si iti cere documentele pe o luna aleatoare, ai tot ce trebuie in maxim 10 minute, fara panica.

Ca sa fie asa, ai nevoie de:

• foi de parcurs complete, generate zilnic sau pe masura ce se fac deplasarile
• bonuri arhivate digital (foto sau OCR) legate de foia de parcurs a vehiculului
• un raport lunar cu km, consum normat, consum real, bonuri deduse la 50 sau 100%
• decizia pe norma de consum, arhivata

Toate aceste lucruri sunt mecanice, dar consuma timp pe hartie. Aplicatiile de management al parcului le fac automat.

Cateva greseli care iti anuleaza deducerea

• Bonuri de combustibil in weekend, pentru vehicule declarate "exclusiv business"
• Foi de parcurs cu acelasi "traseu generic" in fiecare zi (suspect)
• 100% deductibilitate declarata fara nicio proba de utilizare exclusiva
• Bonuri de la benzinarii mult in afara zonelor de activitate (si fara justificare)
• Consum real dublu fata de norma, fara explicatii tehnice

Concluzie

Pentru majoritatea PFA si SRL din Romania, regula practica e simpla: 50% deductibilitate, cu documentele de baza in regula. 100% e o optiune tentanta, dar cere disciplina reala in gestionarea vehiculelor. Cel mai mic risc e sa asumi 50% si sa tii actele la zi.

Daca vrei sa elimini partea de completare manuala a foilor si sa ai intotdeauna centralizatorul lunar gata, Parcurso genereaza totul din telefon si trimite direct la contabil. Merita testat macar in regim gratuit.