Cum completezi corect o foaie de parcurs in 2026

Foaia de parcurs este documentul prin care o firma justifica, in fata ANAF, ca un vehicul a fost folosit in interes de serviciu. Pare simpla, dar o completare slaba poate anula deductibilitatea combustibilului si poate aduce amenzi la control. In acest ghid iti aratam ce trebuie sa contina, ce sa eviti si cum arata o foaie corect completata.

De ce ai nevoie de foaie de parcurs

Foaia de parcurs nu e doar o hartie pentru "sefu sau contabilul". Este dovada obiectiva ca:

• vehiculul a fost folosit in scopul activitatii firmei
• consumul de combustibil este justificat prin kilometri reali
• cheltuiala cu bonurile de benzinarie este deductibila (integral sau 50%)

Fara ea, inspectorii ANAF pot considera ca masina a fost folosita mixt si pot reduce deductibilitatea sau pot reclasifica cheltuiala ca avantaj in natura pentru administrator.

Campurile obligatorii

Desi nu mai exista un model unic impus prin lege (vechiul formular tipizat a fost abrogat), in practica inspectorii se asteapta la urmatoarele informatii pentru fiecare foaie:

• Denumirea firmei, CUI, adresa
• Numarul foii si perioada (de regula o zi sau o luna per vehicul)
• Datele vehiculului: numar de inmatriculare, marca, model, tip combustibil
• Soferul: nume, prenume, serie permis (sau CNP, dupa caz)
• Ruta: localitatea de plecare, localitatea de destinatie, scopul deplasarii
• Kilometraj: index la plecare, index la sosire, kilometri parcursi
• Consumul: litri alimentati, consum normat, consum efectiv
• Semnatura soferului si a conducatorului unitatii (pe varianta tiparita)

Pentru foile digitale, semnatura olografa poate fi inlocuita prin semnatura electronica sau, practic, prin faptul ca documentul este generat dintr-un cont autentificat si pastrat intr-un sistem cu trasabilitate.

Cum arata un exemplu completat corect

Sa zicem ca ai un Dacia Logan diesel si pleci luni dimineata de la sediul din Cluj-Napoca pana la un client in Turda, dupa-amiaza te intorci.

• Data: 15.04.2026
• Vehicul: CJ 45 ABC, Dacia Logan, motorina
• Sofer: Popescu Ion
• Plecare: Cluj-Napoca (sediu), 08:15, index 84.320 km
• Sosire: Turda (client SC Exemplu SRL), 09:05, index 84.350 km
• Intoarcere: Cluj-Napoca (sediu), 17:40, index 84.380 km
• Total km in scop business: 60 km
• Scop: intalnire comerciala cu clientul SC Exemplu SRL
• Alimentare: 30 litri motorina (bon atasat)

Daca la sfarsitul lunii totalizezi kilometrii si ii inmultesti cu norma de consum declarata, obtii consumul normat. Diferenta fata de consumul real (litrii din bonuri) nu ar trebui sa fie exagerata. Daca masina "bea" de doua ori cat norma, ai o problema de explicat.

Greseli frecvente la control

Lista de mai jos vine din discutii cu contabili si din rapoarte de control publicate:

• Foi completate retroactiv, toate cu acelasi scris si aceeasi cerneala
• Kilometri care nu se potrivesc cu bonurile ITP, cu service-ul sau cu aplicatia de parc auto
• Scop generic "deplasare interes serviciu" fara nicio indicatie despre clientul vizitat
• Indexul de la sosire mai mic decat cel de la plecare urmatoare (imposibil fizic)
• Acelasi sofer pe doua vehicule, in acelasi interval orar, in orase diferite
• Lipsa semnaturii soferului, mai ales pentru administratori care conduc personal

Digital vs hartie: ce se accepta legal

Legislatia nu obliga formatul hartie. O foaie de parcurs in format electronic, generata de o aplicatie, exportata PDF si arhivata, are aceeasi valoare probanta daca:

• datele sunt complete si corecte
• documentul nu poate fi modificat dupa generare fara urme
• exista o asociere clara cu firma si cu soferul (cont autentificat)
• se pastreaza pe durata legala (de regula 10 ani pentru documente justificative contabile)

Avantajul formatului digital e ca elimina greselile aritmetice (totalul km, consum normat), tine automat istoricul kilometrajului intre zile si iti scoate PDF-ul gata de trimis la contabil.

Cat timp pastrezi foile de parcurs

Recomandarea prudenta este 10 ani, ca la orice document justificativ. Chiar daca ANAF poate controla de regula ultimii 5 ani, nu este neobisnuit sa iti ceara mai vechi daca apar reintregiri sau reverificari. In format digital nu ocupa loc; in format hartie, aloca un biblioraft pe an si pe vehicul.

Cand completezi foaia: zilnic sau lunar

Legal, nu scrie "zilnic". Practic, cu cat mai aproape de deplasare, cu atat mai bine, din doua motive: tii minte scopul corect si nu te trezesti in 30 ale lunii cu 28 de zile de inventat. Aplicatiile mobile rezolva problema, pentru ca introduci o foaie in doua minute la sfarsitul zilei.

Concluzie

O foaie de parcurs buna raspunde, fara efort, la trei intrebari ale inspectorului: cine a condus, pe unde a mers si de ce. Daca toate trei sunt clare si in concordanta cu bonurile si cu kilometrajul, controlul devine o formalitate.

Daca vrei sa sari peste completarea manuala si sa generezi foile automat din deplasarile tale, poti incerca Parcurso. E gratuit pentru inceput si genereaza PDF-urile intr-un format pe care contabilii il cunosc deja.